Guides d'utilisation GSI Cloud Pro

Rendez-vous sur l'adresse fournie dans votre email de bienvenue (ex. https://cloud.exemple.com). La connexion est toujours chiffrée (HTTPS).

Saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe temporaire. Nextcloud vous demandera de le modifier à la première connexion.

Minimum 12 caractères, mélange de lettres, chiffres et symboles. Enregistrez-le dans un gestionnaire de mots de passe (Bitwarden, KeePass…).

Allez dans Paramètres → Sécurité → Authentification à double facteur. Voir section 9 pour le détail.

Faites glisser vos fichiers ou dossiers directement depuis l'explorateur Windows / Finder macOS vers la fenêtre Nextcloud dans votre navigateur.

Cliquez sur + pour créer un dossier, un document texte, une feuille de calcul ou téléverser un fichier depuis votre ordinateur.

Cliquez sur l'icône de partage (silhouette + signe +) à droite du fichier, ou faites un clic droit → Partager.

L'autocomplétion affiche les utilisateurs de votre instance. Sélectionnez l'utilisateur ou le groupe souhaité.

• Peut modifier, peut lire, écrire, supprimer
• Peut partager, peut re-partager à d'autres
• Sans cocher, l'accès est en lecture seule

Revenez sur la fenêtre de partage et cliquez sur la corbeille à côté du destinataire. L'accès est coupé instantanément.

Un lien public est généré automatiquement. Toute personne ayant ce lien peut accéder au fichier.

• Mot de passe, obligatoire pour ouvrir le lien
• Date d'expiration, le lien expire automatiquement
• Lecture seule, empêche toute modification ou upload

Cliquez sur l'icône de copie et collez le lien dans un email. Communiquez le mot de passe séparément (SMS, appel).

Cliquez sur l'icône de bulle de discussion dans la barre d'applications en haut.

Choisissez Conversation privée (1-à-1) ou Groupe (plusieurs participants).

Tapez les noms d'utilisateurs ou l'adresse email de la personne. Cliquez sur Créer.

Une fenêtre de prévisualisation vous propose de vérifier caméra et micro avant de rejoindre.

Cliquez sur l'icône Partage d'écran (rectangle + flèche) pour choisir tout l'écran, une fenêtre ou un onglet du navigateur. Cliquez à nouveau pour arrêter.

Un lien de type https://…/call/abc123 est généré.

Le destinataire clique et rejoint la salle en choisissant simplement un pseudo, aucun compte requis.

Depuis Nextcloud : sélectionnez un fichier déjà présent dans votre cloud. Depuis votre ordinateur : uploadez un fichier local directement dans la conversation.

Les fichiers partagés via Talk sont enregistrés dans le dossier Talk/ de votre cloud et comptent dans votre quota (voir section 8).

Le panneau latéral des paramètres de la salle s'ouvre sur la droite.

Section Sécurité → activez Mot de passe et saisissez le code. Les invités externes devront le saisir avant de rejoindre la salle.

Section Permissions : choisissez qui peut parler, partager son écran ou envoyer des messages. Utile pour les présentations ou les webinaires en mode questions/réponses.

Activez Autoriser les utilisateurs à rejoindre sans invitation. Tout utilisateur du cloud peut alors rejoindre librement via le lien de la salle.

Un indicateur rouge clignote pour tous les participants, ils sont notifiés que la réunion est enregistrée.

Cliquez sur ⋯ → Arrêter l'enregistrement ou terminez l'appel. L'enregistrement est automatiquement traité et déposé dans votre dossier Talk/ sur Nextcloud.

Le fichier vidéo (.mp4) apparaît dans la conversation en tant que message et dans Fichiers → Talk/. Il peut être partagé comme n'importe quel fichier Nextcloud.

Dans Thunderbird : Modules complémentaires → Rechercher « TBSync », installez les deux extensions. Redémarrez Thunderbird.

Sélectionnez CalDAV & CardDAV, entrez l'URL de votre serveur Nextcloud, votre identifiant et mot de passe.

Cliquez sur Synchroniser maintenant. Vos événements et contacts apparaissent dans Thunderbird.

Téléchargez le plugin gratuit CalDAV Synchronizer (disponible sur GitHub, recherche « outlook caldavsynchronizer »). Installez et redémarrez Outlook.

Sélectionnez le type Nextcloud. Entrez l'URL de votre instance, votre identifiant et mot de passe.

Cliquez sur Synchroniser. Les événements apparaissent dans votre agenda Outlook.

Remplissez : Serveur = URL de votre Nextcloud · Identifiant = votre login · Mot de passe = votre mot de passe. Pour les contacts, répétez avec « Compte CardDAV ».

Disponible sur le Play Store ou F-Droid. C'est l'application de référence pour synchroniser CalDAV/CardDAV sur Android.

Entrez l'URL de votre Nextcloud, votre identifiant et mot de passe. DAVx⁵ détecte automatiquement les calendriers et carnets d'adresses disponibles.

Les contacts et événements apparaissent dans les apps Contacts et Agenda natives d'Android.

Outlook : Contacts → Fichier → Exporter → Carte de visite (.vcf). Google Contacts : Exporter → Format vCard (.vcf).

Cliquez sur l'icône de grille (haut à gauche) → Contacts.

Nextcloud importe tous les contacts dans votre carnet d'adresses. Ils sont immédiatement disponibles et synchronisés sur tous vos appareils.

Cliquez sur l'icône de grille en haut à gauche → Deck.

Donnez un nom au tableau (ex. : « Projet site web », « Sprint mars »). Choisissez une couleur pour l'identifier visuellement dans la liste.

Cliquez sur l'icône de partage (en haut à droite du tableau) → ajoutez les utilisateurs ou groupes. Choisissez leur niveau d'accès : Peut voir, Peut modifier ou Admin.

Cliquez sur une carte et faites-la glisser vers la colonne suivante. Le changement est visible instantanément pour tous les membres du tableau.

Ouvrez la carte → bouton Archiver. La carte disparaît du tableau actif mais reste consultable dans l'archive (icône corbeille en haut du tableau).

Donnez un nom à la checklist (ex. : Étapes de validation, Critères d'acceptation). Vous pouvez avoir plusieurs checklists par carte.

Tapez le texte de chaque élément et appuyez sur Entrée pour passer au suivant. Les éléments sont réordonnables par glisser-déposer.

La progression s'affiche sous forme de barre sur la carte dans le tableau (ex. : 3/5). Visible de tous les membres sans ouvrir la carte.

Ou accédez directement à /settings/users sur votre instance.

Remplissez l'identifiant de connexion, le nom complet, l'adresse email et un mot de passe initial (à communiquer séparément de manière sécurisée).

Dans la colonne Groupes, cochez les groupes pertinents. Dans la colonne Quota, choisissez une limite de stockage personnalisée ou laissez le quota par défaut.

Un email de bienvenue est envoyé automatiquement si la messagerie SMTP est configurée sur l'instance.

Nommez le groupe (ex : « Comptabilité », « Direction », « Projet-Alpha »).

Dans la liste des utilisateurs, cliquez sur la colonne Groupes de chaque utilisateur et cochez le groupe souhaité.

Le dossier apparaît automatiquement dans l'espace de chaque membre du groupe, avec les droits configurés.

• Lecture, voir les fichiers uniquement
• Écriture, modifier les fichiers
• Créer, uploader de nouveaux fichiers
• Supprimer, effacer des fichiers
• Partager, générer des liens de partage

Saisissez la valeur souhaitée : 5 GB, 20 GB, 100 MB… ou sélectionnez Illimité pour ne pas imposer de limite. Le quota s'applique immédiatement, si l'utilisateur dépasse déjà la nouvelle limite, sa synchronisation est bloquée.

Paramètres → Administration → Paramètres de base → Quota par défaut. Tout nouveau compte créé hérite automatiquement de cette valeur sauf si vous la surchargez individuellement.

Le panneau latéral de droite s'ouvre avec le résumé du compte.

Vous voyez la date du dernier login et les appareils connectés (navigateur, client desktop, mobile). Utile pour vérifier qu'un compte n'est plus utilisé avant de le désactiver.

Pour une vue complète de toutes les actions (connexions, modifications de fichiers, partages créés), accédez à Paramètres → Administration → Journaux. Filtrez par utilisateur, action ou date pour isoler un événement précis.

Communiquez ce mot de passe à l'utilisateur par un canal sécurisé (appel téléphonique, SMS). L'utilisateur devra le changer à sa prochaine connexion.

L'utilisateur ne peut plus se connecter mais ses fichiers et données sont conservés. Idéal pour une absence prolongée ou un départ en attente de transfert des données.

Supprime définitivement le compte. Nextcloud propose de transférer les fichiers vers un autre utilisateur avant la suppression, à faire impérativement avant de confirmer.

Ouvrez la Corbeille (icône en bas de la barre latérale gauche) → cliquez sur Vider la corbeille. Cette action est irréversible.

Cliquez sur un fichier → Détails (ⓘ) → onglet Versions. Cliquez sur la corbeille à côté d'une version pour la supprimer. Conservez les 2 ou 3 dernières.

Dans la barre de recherche (haut de page) → icône filtre → triez par Taille décroissante. Les fichiers les plus volumineux apparaissent en premier.

Clic droit sur un dossier dans la vue Fichiers → Détails → l'espace occupé par ce dossier s'affiche. Commencez par vérifier les dossiers Talk/ (pièces jointes des conversations), Photos/ (auto-upload mobile) et votre corbeille.

Naviguez dans Fichiers → Talk/. Chaque sous-dossier correspond à une conversation. Supprimez les fichiers partagés anciens que vous n'avez plus besoin de conserver, ils passent en corbeille 30 jours puis sont définitivement supprimés.

Plutôt que de tout vider, ouvrez la Corbeille et supprimez uniquement les éléments volumineux. Triez par taille pour identifier les plus lourds en premier et récupérer rapidement de l'espace sans sacrifier d'autres fichiers récents.

Si votre espace est régulièrement saturé, contactez-nous via la page contact pour envisager un upgrade de forfait.

Cliquez sur Activer l'authentification TOTP.

Applications recommandées : Google Authenticator, Aegis (Android), Authy, 2FAS (iOS/Android). Ou entrez manuellement la clé secrète affichée.

Le 2FA est activé. À chaque connexion, votre mot de passe sera suivi d'un code à 6 chiffres valable 30 secondes.

Cliquez sur Générer des codes de secours et conservez-les dans un endroit sûr (gestionnaire de mots de passe, coffre). Ces codes, utilisables chaque un une seule fois, permettent de récupérer l'accès si vous perdez votre téléphone.

Renseignez votre mot de passe actuel, votre nouveau mot de passe (minimum 12 caractères), confirmez-le et cliquez sur Mettre à jour le mot de passe.

Choisissez Desktop clients puis votre système d'exploitation (Windows, macOS, Linux). Exécutez l'installateur et suivez l'assistant.

Entrez l'URL complète de votre instance (ex. https://cloud.exemple.com). Cliquez sur Suivant.

Une page s'ouvre dans votre navigateur. Connectez-vous et cliquez sur Accorder l'accès. Le client est automatiquement configuré.

Par défaut, un dossier Nextcloud est créé dans votre espace utilisateur. Vous pouvez décocher les dossiers que vous ne souhaitez pas stocker localement (synchronisation sélective).

Sur iOS/iPadOS : App Store → recherchez « Nextcloud ». Sur Android : Google Play ou F-Droid. Vérifiez que l'éditeur est Nextcloud GmbH.

Au premier lancement, saisissez l'URL complète : https://cloud.exemple.com. L'app détecte automatiquement la configuration.

Entrez votre identifiant et mot de passe. Si le 2FA est activé, utilisez un mot de passe d'application (voir section 9), le code TOTP n'est pas supporté par les clients mobiles.

Acceptez la demande de permission de notifications pour recevoir les alertes Talk, les partages entrants et les rappels de calendrier en temps réel.

Choisissez le dossier de destination sur votre Nextcloud (ex. Photos/). Cochez Wi-Fi uniquement pour ne pas consommer votre forfait mobile.

Par défaut, la galerie principale est synchronisée. Ajoutez d'autres dossiers si nécessaire (captures d'écran, dossier d'une autre app…).

Le fichier est téléchargé sur votre appareil et reste accessible sans connexion internet. Une icône indique les fichiers disponibles hors ligne dans la liste.

Menu ☰ → Hors ligne, liste tous les fichiers et dossiers marqués disponibles sans connexion.

Sélectionnez Scanner un document.

L'app détecte automatiquement les bords du document et corrige la perspective. Ajoutez d'autres pages si nécessaire pour créer un PDF multi-pages.

Enregistrez en .pdf (recommandé) ou en image. Le document est envoyé directement dans votre Nextcloud, disponible sur tous vos appareils immédiatement.

Rendez-vous sur takeout.google.com. Sélectionnez uniquement Drive, choisissez le format .zip et lancez l'export. Google vous envoie un lien de téléchargement par email (quelques minutes à plusieurs heures selon le volume).

Décompressez le fichier .zip. Vous obtenez un dossier Drive qui reproduit votre arborescence Google Drive. Les fichiers Google Docs natifs sont exportés en .docx / .xlsx / .pptx.

Installez le client desktop (voir section 10). Copiez le contenu extrait dans votre dossier Nextcloud local. La synchronisation s'effectue automatiquement en arrière-plan.

Sur Windows, faites un clic droit sur le dossier OneDrive dans l'explorateur → Toujours conserver sur cet appareil pour forcer le téléchargement complet.

Copiez (ne déplacez pas) le contenu de votre dossier OneDrive vers votre dossier Nextcloud. Le client synchronise automatiquement.

Connectez-vous à votre espace Nextcloud et confirmez que tous vos dossiers et fichiers sont présents avant de désactiver OneDrive.

Dans le client Dropbox : Synchronisation sélective → cochez tous les dossiers à migrer pour les télécharger en local.

Même procédure que pour OneDrive : copiez, ne déplacez pas. Attendez la fin de la synchronisation Nextcloud avant de supprimer quoi que ce soit.

Une icône rouge ou un point d'exclamation indique une erreur. Cliquez dessus pour voir le message précis.

Libérez de l'espace (voir section 8) ou contactez le support pour augmenter votre quota.

Dans le client → Paramètres → Comptes → cliquez sur votre compte → Se reconnecter. Si le 2FA est activé, vérifiez que vous utilisez un mot de passe d'application (voir section 9).

Nextcloud crée un fichier nom (conflit …).ext quand deux appareils modifient le même fichier hors-ligne. Comparez les deux versions, gardez la bonne, supprimez l'autre.

Dans votre client (TBSync, DAVx⁵, Réglages iOS…), ouvrez les paramètres du compte et confirmez que l'URL correspond à l'URL de votre Nextcloud et que l'identifiant est bien votre nom d'utilisateur Nextcloud (pas votre adresse email).

Avec le 2FA, les clients tiers nécessitent un mot de passe d'application (voir section 9). Votre mot de passe habituel ne fonctionnera plus, générez-en un nouveau et mettez à jour le client.

DAVx⁵ : ouvrez le compte → bouton Synchroniser. iOS : Réglages → Mail → Comptes → votre compte → appuyez sur le compte → activez/désactivez Calendriers. TBSync : Synchronisation des comptes → Synchroniser maintenant.

Supprimez le compte DAV dans l'application cliente, puis recréez-le avec l'URL racine de votre Nextcloud (voir section 5). Vos données sur le serveur ne sont pas affectées.

Les emails de notification atterrissent parfois dans les spams. Ajoutez l'adresse expéditrice à vos contacts pour les livraisons futures.

Avatar → Paramètres → Activité. Cochez les événements pour lesquels vous souhaitez recevoir un email.

Sur l'écran de connexion, après avoir saisi votre mot de passe, cliquez sur Utiliser un code de secours. Entrez un des codes générés lors de l'activation du 2FA (voir section 9).

L'administrateur peut désactiver le 2FA sur votre compte depuis Paramètres → Utilisateurs → icône clé. Contactez votre responsable IT ou notre support.

Si l'email est absent du dossier Envoyés, l'envoi a échoué. Réessayez et vérifiez que l'adresse destinataire est correcte.

Les premiers emails d'un nouveau domaine sont souvent filtrés. Une fois l'expéditeur ajouté aux contacts, les messages suivants arrivent normalement.

Précisez l'adresse destinataire, l'heure d'envoi et le message d'erreur éventuel affiché par Roundcube. Nous consultons les logs SMTP pour identifier la cause.

Entrez votre identifiant ou votre adresse email. Nextcloud envoie un lien de réinitialisation valable 12 heures.

L'administrateur peut réinitialiser votre mot de passe directement depuis Paramètres → Utilisateurs (voir section 7).

Nextcloud Office s'ouvre dans un cadre intégré. Certaines extensions de navigateur (bloqueurs de publicité, uBlock Origin) peuvent interférer. Désactivez-les temporairement sur votre instance Nextcloud et rechargez la page.

Ctrl+Maj+Suppr → cochez Cache et Cookies → videz. Rechargez ensuite Nextcloud et réessayez d'ouvrir le document.

Nextcloud Office est optimisé pour Chrome, Firefox et Edge récents. Safari peut poser des problèmes sur certaines versions. Si ça fonctionne dans un autre navigateur, le problème vient d'une extension ou d'un paramètre de votre navigateur habituel.

Si le document était ouvert lors d'une déconnexion brutale, il peut rester verrouillé. Attendez 5 à 10 minutes que le verrou expire automatiquement, puis réessayez.

Cliquez sur l'icône 🔒 dans la barre d'adresse → Autorisations du site. Vérifiez que la caméra et le microphone sont sur Autoriser (et non Bloquer).

Windows : Paramètres → Confidentialité → Caméra / Microphone → autorisez les applications de bureau et votre navigateur. macOS : Préférences Système → Sécurité → Confidentialité → Caméra / Micro → cochez votre navigateur.

Dans la fenêtre de prévisualisation avant l'appel, vérifiez que le bon micro et la bonne caméra sont sélectionnés dans les menus déroulants. Si vous avez plusieurs périphériques (casque, webcam externe…), le mauvais peut être sélectionné par défaut.

Coupez la vidéo pendant l'appel (touche V) pour alléger la bande passante. Si l'audio reste instable, utilisez Talk depuis l'application mobile en 4G/5G plutôt que le Wi-Fi.

Si le fichier est actuellement ouvert par vous ou un collègue dans Nextcloud Office, il est verrouillé en écriture. Fermez toutes les sessions d'édition, attendez quelques secondes et réessayez.

Le verrou expire automatiquement après 10 minutes. Si le problème persiste, contactez l'administrateur qui peut forcer la suppression du verrou depuis Paramètres → Fichiers verrouillés.

Dans un dossier partagé en lecture seule, vous ne pouvez ni supprimer ni déplacer. Le propriétaire du partage doit vous accorder les droits Peut modifier depuis ses paramètres de partage.

Cliquez sur l'icône 🔍 en haut à droite et tapez le nom du fichier. La recherche est globale, elle couvre aussi les sous-dossiers profonds.

Menu gauche → Fichiers supprimés. Les fichiers supprimés sont conservés 30 jours. Sélectionnez le fichier et cliquez sur Restaurer pour le remettre à sa place d'origine.

Sur un fichier existant qui aurait été écrasé, clic droit → Détails → Versions. Restaurez une version antérieure si nécessaire (voir section 2).

Si le fichier appartenait à un dossier partagé par quelqu'un d'autre et que ce partage a été révoqué, vous n'y avez plus accès. Contactez le propriétaire du dossier.

Dans l'app → Menu ☰ → appuyez sur votre compte → Se reconnecter. Entrez votre mot de passe (ou mot de passe d'application si le 2FA est actif).

Si vous avez changé votre mot de passe Nextcloud, toutes les sessions mobiles sont révoquées automatiquement. Reconnectez-vous avec le nouveau mot de passe, ou un nouveau mot de passe d'application si le 2FA est actif.

En dernier recours : Menu ☰ → votre compte → Supprimer le compte. Ajoutez-le à nouveau. Vos fichiers sur le serveur ne sont pas affectés, seule la configuration locale est réinitialisée.

La fenêtre de composition s'ouvre. Remplissez le champ À avec l'adresse du destinataire, Roundcube propose l'autocomplétion depuis votre carnet d'adresses.

Cliquez sur CC ou BCC à droite du champ À. CC : tous les destinataires se voient entre eux. BCC : les destinataires BCC sont invisibles des autres, utile pour les envois groupés professionnels.

Cliquez sur l'icône trombone 📎 → sélectionnez un ou plusieurs fichiers depuis votre ordinateur. La taille maximale des pièces jointes est de 25 Mo par email. Au-delà, partagez le fichier via un lien Nextcloud (voir section 2).

L'email est envoyé et copié automatiquement dans le dossier Envoyés. Pour sauvegarder sans envoyer, cliquez sur Enregistrer le brouillon.

Des emails légitimes peuvent être filtrés par erreur. Cliquez sur le dossier Spam dans la barre latérale gauche pour les consulter.

Sélectionnez l'email → clic droit → Marquer comme n'étant pas un spam. Le message est déplacé dans la Boîte de réception et l'expéditeur est mémorisé pour les prochains envois.

Sélectionnez l'email → clic droit → Marquer comme spam. Le message est déplacé dans le dossier Spam et signalé au filtre antispam.

Entrez votre adresse email, cliquez sur Options avancées → Me laisser configurer manuellement.

Entrez le serveur entrant : mail.votre-domaine.com, port 993, chiffrement SSL/TLS.

Serveur SMTP : mail.votre-domaine.com, port 465, chiffrement SSL/TLS. Cochez Connexion avec identifiant et mot de passe.

Outlook télécharge vos emails. Les dossiers IMAP (Envoyés, Brouillons…) apparaissent automatiquement.

Thunderbird tente une autodétection. Si elle échoue, cliquez sur Configuration manuelle.

Si l'auto-configuration échoue, cliquez sur Paramètres du serveur.

IMAP : mail.votre-domaine.com port 993 SSL. SMTP : mail.votre-domaine.com port 465 SSL. Cochez Utiliser SSL.

Nom : votre prénom et nom · Adresse : votre email complet · Mot de passe · Description : ex. Mail pro.

Hôte : mail.votre-domaine.com · Identifiant : votre adresse email complète · Mot de passe : votre mot de passe.

Hôte : mail.votre-domaine.com · Identifiant : votre adresse email complète · Mot de passe : votre mot de passe. Appuyez sur Suivant, iOS valide et enregistre le compte.

Adresse email · Nom d'utilisateur : votre adresse email complète · Mot de passe · Nom du compte (ex. Mail pro).

mail.votre-domaine.com · Port 993 · Chiffrement SSL/TLS.

mail.votre-domaine.com · Port 465 · Chiffrement SSL/TLS. Cochez Le serveur sortant requiert une authentification. Cliquez sur Se connecter.

Choisissez Personnel (IMAP) lorsque Gmail propose le type de compte.

Serveur : mail.votre-domaine.com · Port : 993 · Sécurité : SSL/TLS. Cliquez sur Suivant.

Serveur : mail.votre-domaine.com · Port : 465 · Sécurité : SSL/TLS. Cliquez sur Suivant pour finaliser.

Donnez-lui un nom explicite (ex. : « Newsletters vers Archives »).

• De (expéditeur) contient newsletter@
• Objet contient offre promotionnelle
• Plusieurs conditions peuvent s'appliquer simultanément (ET / OU)

• Déplacer dans le dossier → sélectionnez le dossier cible
• Marquer comme lu
• Supprimer le message
• Rediriger vers une autre adresse

Le filtre s'applique immédiatement à tous les nouveaux emails entrants.

Laissez la section Conditions vide, le filtre s'appliquera alors à tous les messages entrants.

Cochez également Conserver une copie si vous souhaitez que les emails restent aussi sur la boîte d'origine.

Ou Paramètres → Filtres → créez un filtre avec l'action Répondre avec un message.

Cochez Activer les vacances. Renseignez les dates de début et de fin, l'objet et le corps du message.

Évite d'envoyer des dizaines de réponses à une même personne ou à des listes de diffusion.